Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber

Aufbewahrungspflichten im Personalbereich

Inhalt der Aufbewahrungspflicht	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Arbeitnehmerüberlassung: Aufbewahrungspflicht des Verleihers bzgl. seiner Geschäftsunterlagen	3 Jahre	§ 7 Abs. 2 S. 4 AÜG
Arbeitnehmerüberlassung: Aufbewahrung der Aufzeichnungen des Entleihers bzgl. der Arbeitszeit eines eingesetzten Leiharbeitnehmers	mind. 2 Jahre	§ 17c Abs. 1 AÜG
Arbeitszeitnachweise	mind. 2 Jahre	§ 16 Abs. 2 S. 2 ArbZG
Bescheinigung über durch Datenübertragung erstattete Meldungen für die Sozialversicherungsträger	bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres	§ 25 Abs. 2 S. 2 DEÜV
Entgeltunterlagen (z.B. Stundenlohnzettel, Akkordzettel, Anwesenheitslisten, Anweisungsbelege)	Aufbewahrungspflicht Sozialrecht: Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung nach § 28 p SGB IV folgenden Kalenderjahres	§ 28f Abs. 1 S. 1 SGB IV
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	Aufbewahrungspflicht Steuerrecht: 6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 S. 1 Alt. 2 AO
Fahrtschreiber: Schaublätter	1 Jahr	§ 57a Abs. 2 S. 4 StVZO
Heimarbeit: Entgeltbelege	bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Jahr der letzten Eintragung folgt	§ 13 Abs. 1 S. 1 HAGDV 1
Lohnkonten	bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG
Quittungsbelege über Zahlung von Arbeitslohn (z.B. Lohnbelege, Lohnlisten)	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Alt. 1, Abs. 5 HGB
Bei geringfügig Beschäftigten i.S.d. § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmern, die in den Branchen des § 2a SchwarzArbG arbeiten: Aufzeichnung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit	mind. 2 Jahre ab Aufzeichnung	§ 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG
Nachweise über die Zahlung des Arbeitsentgelts an geringfügig Beschäftigte i.S.d. § 8 Abs. 1 SGB IV oder an in den Branchen des § 2a SchwarzArbG beschäftigte Arbeitnehmer	mind. für die Dauer des Arbeitsverhältnisses; insgesamt nicht länger als 2 Jahre	§ 17 Abs. 2 S. 1 MiLoG
Bei grenzüberschreitend entsandten oder regelmäßig im Inland beschäftigten Arbeitnehmern: Aufzeichnung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, wenn Normen eines allgemeinverbindlichen TarifV oder eine ein Mindestentgelt festsetzende Verordnung nach dem AEntG auf den Arbeitsvertrag anwendbar sind oder bei Arbeitnehmerüberlassung	mind. 2 Jahre ab Aufzeichnung	§ 19 Abs. 1 AEntG
Aufzeichnungen über Tatsachen, die für Nachweise und Meldungen an den Unfallversicherungsträger erforderlich sind (Lohnnachweis)	mind. 5 Jahre	§ 165 Abs. 4 S. 2 SGB VII
Unterlagen betreffend die Meldung an den Träger der Insolvenzsicherung über die Höhe des für die Beitragsbemessung maßgeblichen Betrages	mind. 6 Jahre ab Meldestichtag (30.9. des jeweiligen Kalenderjahres)	§ 11 Abs. 2 S. 2 BetrAVG

Aufbewahrungspflichten für Arbeitsschutzunterlagen

Inhalt der Aufbewahrungspflicht	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Arbeitsmedizinische Vorsorge bei besonderer Gefährdung am Arbeitsplatz: Vorsorgekarte und ärztliche Bescheinigung	bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses	§ 11 Abs. 4 S. 1 DGUV Vorschrift 6
Chemikaliengesetz: Prüfpläne, Inspektionen usw.	15 Jahre	Anhang 1 Abschnitt II Ziffer 10.2 zu § 19a Abs. 1 ChemG
Erste-Hilfe-Leistung	5 Jahre	§ 24 Abs. 6 S. 1 DGUV Vorschrift 1 (iVm § 15 SGB VII)
Infektionsschutz: Bescheinigung des Gesundheitsamtes und Dokumentation der Belehrung	bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers	§ 43 Abs. 5 S. 1, 2 IfSG
Jugendarbeitsschutz: Allgemeine Unterlagen	mind. 2 Jahre nach der letzten Eintragung	§ 50 Abs. 2 JArbSchG
Jugendarbeitsschutz: Aufbewahrung ärztlicher Bescheinigungen	bis zu Beendigung der Beschäftigung, höchstens bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres	§ 41 Abs. 1 JArbSchG
Ladenschlussgesetz: Verzeichnisse und Unterlagen	mind. 1 Jahr nach der letzten Eintragung	§ 22 Abs. 3 Nr. 2 S. 2 LadSchIG
Gefährdungen durch Lärm und Vibrationen: Dokumentation über Messergebnisse	mind. 30 Jahre	§ 4 Abs. 1 S. 4 LärmVibrationsArbSchV
Mutterschutz: diverse Unterlagen	mind. 2 Jahre nach der letzten Eintragung	§ 27 Abs. 5 Mutterschutzgesetz (MuSchG)
Prüfung von Arbeitsmitteln: Prüfaufzeichnungen	mind. bis zur nächsten Prüfung	§ 14 Abs. 7 S. 1 BetrSichV
Strahlenschutz: Messungen über Ortsdosis oder Ortsdosisleistung im Kontrollbereich und im Überwachungsbereich einer Röntgeneinrichtung oder eines Störstrahlers	Aufbewahrung bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres, mindestens 30 Jahre nach Beendigung der Beschäftigung	§ 167 Abs. 2 StrlSchG
Strahlenschutz: Protokoll der Funktionsprüfung Strahlungsmessgeräten	10 Jahre ab dem Zeitpunkt der Funktionsprüfung oder Wartung	§ 90 Abs. 5 S. 1 Nr. 3 StrlSchV
Strahlenschutz: Unterweisungsaufzeichnungen	1 Jahr bzw. 5 Jahre	§ 63 Abs. 6 S. 3 StrlSchV
Verzeichnis über Arbeitnehmer, die eine Tätigkeit mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B ausüben	40 Jahre	§ 14 Abs. 3 Nr. 4 GefStoffV
Vorsorgekartei	bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses	§ 3 Abs. 4 S. 2 ArbMedVV